1. Phạm vi và việc chấp thuận
Điều khoản này áp dụng cho việc đăng ký, truy cập và sử dụng nền tảng Quản Lý Công Ty (Metacom), bao gồm các chức năng quản trị doanh nghiệp và xử lý dữ liệu trong hệ thống. Người dùng cần đọc nội dung và chủ động xác nhận đồng ý trước khi sử dụng.
Người đăng ký doanh nghiệp xác nhận có thẩm quyền thiết lập không gian làm việc cho doanh nghiệp. Việc chấp thuận của người đăng ký không thay thế sự chấp thuận riêng của những người dùng khác và không thay thế căn cứ pháp lý cần thiết để xử lý dữ liệu của cá nhân liên quan.
2. Tài khoản và bảo mật
Người dùng cung cấp thông tin chính xác, giữ bí mật thông tin đăng nhập và sử dụng tài khoản trong phạm vi được cấp quyền. Các tài khoản được tạo với mật khẩu dùng chung phải đổi mật khẩu trước khi sử dụng nghiệp vụ.
Quản trị doanh nghiệp có trách nhiệm cấp, rà soát và thu hồi quyền phù hợp; không chia sẻ tài khoản cá nhân, vượt quyền, dò quét trái phép hoặc can thiệp vào dữ liệu của doanh nghiệp khác. Khi nghi ngờ tài khoản bị lộ hoặc có truy cập bất thường, người dùng cần thông báo ngay cho quản trị viên.
3. Dữ liệu và mục đích xử lý
Hệ thống xử lý thông tin tài khoản, thông tin doanh nghiệp, dữ liệu do người dùng nhập hoặc tải lên, tệp đính kèm và nhật ký thao tác cần thiết để cung cấp chức năng, xác thực, phân quyền, hỗ trợ kỹ thuật và bảo vệ hệ thống.
Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, chính xác, mục đích và phạm vi của dữ liệu đưa vào hệ thống, đặc biệt đối với hồ sơ nhân sự, tiền lương, tài chính và dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Chỉ nhập dữ liệu cần thiết và có căn cứ xử lý phù hợp theo pháp luật áp dụng.
Việc đồng ý điều khoản sử dụng không được hiểu là đồng ý không giới hạn cho mọi hoạt động xử lý dữ liệu. Những mục đích hoặc loại dữ liệu cần sự đồng ý riêng phải được thông báo và thu thập sự đồng ý riêng trước khi thực hiện.
4. Quyền truy cập, chia sẻ và tích hợp
Dữ liệu được truy cập theo quyền và phạm vi do doanh nghiệp thiết lập. Người dùng cần kiểm tra người nhận, quyền chia sẻ và nội dung trước khi xuất dữ liệu hoặc gửi ra ngoài hệ thống.
Khi sử dụng tính năng AI hoặc dịch vụ tích hợp, phần dữ liệu liên quan có thể được chuyển tới nhà cung cấp dịch vụ được cấu hình để thực hiện yêu cầu. Quản trị doanh nghiệp cần đánh giá nhà cung cấp và thông báo phù hợp cho người liên quan; không gửi bí mật, dữ liệu cá nhân hoặc dữ liệu nhạy cảm khi chưa có căn cứ và thẩm quyền cần thiết.
Kết quả do AI hoặc chức năng tự động tạo ra cần được người có chuyên môn kiểm tra trước khi dùng cho quyết định nhân sự, tài chính, pháp lý hoặc các quyết định có ảnh hưởng đáng kể.
5. Lưu trữ, chỉnh sửa và yêu cầu về dữ liệu
Dữ liệu được lưu phục vụ hoạt động của doanh nghiệp, đối soát, an toàn hệ thống và nghĩa vụ pháp luật liên quan. Thời hạn lưu trữ, sao lưu, xuất và xóa dữ liệu được thực hiện theo chính sách vận hành hoặc thỏa thuận dịch vụ áp dụng cho doanh nghiệp.
Người dùng có thể yêu cầu quản trị doanh nghiệp hỗ trợ truy cập, sửa thông tin không chính xác, giới hạn xử lý hoặc xóa dữ liệu trong phạm vi pháp luật cho phép. Một số dữ liệu có thể phải được giữ lại để thực hiện nghĩa vụ pháp lý hoặc giải quyết tranh chấp.
Doanh nghiệp nên chủ động xuất và bảo quản các dữ liệu quan trọng theo nhu cầu nghiệp vụ; không sử dụng hệ thống làm bản lưu duy nhất nếu chưa có phương án sao lưu phù hợp.
6. Sử dụng dịch vụ có trách nhiệm
Không sử dụng dịch vụ để lưu trữ nội dung trái pháp luật, xâm phạm quyền của người khác, phát tán mã độc, gian lận hoặc gây gián đoạn hệ thống. Người dùng tôn trọng quyền sở hữu trí tuệ đối với phần mềm và dữ liệu của bên thứ ba.
Tính năng, hạn mức và chi phí được áp dụng theo cấu hình hoặc thỏa thuận dịch vụ cụ thể. Việc đồng ý điều khoản này không tự động tạo lệnh thanh toán hoặc đăng ký một gói dịch vụ trả phí.
7. Gián đoạn, giới hạn và chấm dứt sử dụng
Dịch vụ có thể bị gián đoạn do bảo trì, sự cố hoặc yếu tố ngoài khả năng kiểm soát. Khi có dấu hiệu vi phạm hoặc nguy cơ an toàn, quyền truy cập có thể bị giới hạn để kiểm tra và xử lý theo chính sách áp dụng.
Trách nhiệm của các bên được xác định theo thỏa thuận dịch vụ và pháp luật hiện hành; điều khoản này không loại trừ các quyền bắt buộc của người dùng theo pháp luật. Khi ngừng sử dụng, doanh nghiệp cần phối hợp với đơn vị vận hành về việc xuất, lưu giữ hoặc xử lý dữ liệu còn lại.
8. Cập nhật điều khoản và ghi nhận xác nhận
Mỗi phiên bản điều khoản có nội dung và thời điểm phát hành riêng, được lưu tại mục Documents. Phiên bản đã phát hành được giữ để tra cứu; thay đổi nội dung được thực hiện bằng phiên bản mới.
Khi bản cập nhật yêu cầu xác nhận lại, hệ thống hiển thị yêu cầu cho từng người dùng trước khi tiếp tục sử dụng. Người dùng có thể đọc bản mới hoặc đăng xuất nếu chưa đồng ý. Hệ thống ghi nhận tài khoản, phiên bản, mã kiểm tra nội dung và thời điểm đồng ý; không tự đánh dấu đồng ý thay cho người dùng.
9. Liên hệ và giải quyết yêu cầu
Các câu hỏi về quyền truy cập, dữ liệu cá nhân hoặc điều khoản được gửi tới quản trị doanh nghiệp hoặc quản trị hệ thống qua kênh hỗ trợ đang được doanh nghiệp sử dụng. Các bên ưu tiên trao đổi và giải quyết thiện chí; vấn đề chưa giải quyết được thực hiện theo thỏa thuận dịch vụ và pháp luật Việt Nam áp dụng.